Supongo que, a estas alturas de la película, somos muy conscientes de la importancia de la información en la toma de decisiones, y hemos leído en más de un artículo la acertada afirmación: “Los datos, el oro de las empresas.” Pensemos en el capitán de un barco que navega en mitad del océano. Los datos son su sistema de navegación, le permiten conocer la posición actual, el rumbo que debe seguir y las condiciones meteorológicas que le rodean. ¿Tomaría decisiones sobre su navegación sin contar con información precisa y actualizada? Probablemente no de forma consciente, no estaría dispuesto a asumir el riesgo de desviarse de su rumbo hacia el puerto de destino y exponer a su tripulación a tormentas imprevistas.
Decir que la toma de decisiones debería basarse en la existencia de información en forma de datos, es una perogrullada. Pero quizá, pasamos por alto una variable, la calidad del dato. Hay algo más peligroso que tomar decisiones sin información y es tomar decisiones con información errónea. En el primer caso, el capitán de nuestro barco es consciente de que en cualquier momento puede encontrarse con un iceberg o un acantilado que les haga naufragar, reducirá los nudos de velocidad y permanecerá en constante alerta; en el segundo, activará la navegación automática y se relajará mientras disfruta de un buen libro en el puente de mando, pensando que la parametrización del sistema de navegación es correcta y le conducirá a su destino de forma segura.
Hay algo más peligroso que tomar decisiones sin información y es tomar decisiones con información errónea
Como profesional que peina alguna que otra cana de experiencia en el tratamiento de datos corporativos y la generación de cuadros de mando vinculados al Control de Gestión y la Toma de Decisiones Estratégica, me obsesiona de forma extrema la calidad del dato y, por extensión, su trazabilidad.
¿Quién no ha jugado en alguna ocasión al «juego del teléfono»? Ese juego de nuestra infancia en el que una frase se susurra de una persona a otra hasta que llega al final de la línea completamente desvirtuada. En el ámbito empresarial algo similar puede llegar a ocurrir cuando los datos no son tratados de la forma adecuada. Cada vez que la información pasa de un entorno a otro, existe el riesgo de que sea adulterada.
A mí, particularmente, me gusta atomizar y diferenciar el proceso de gestión de datos en cinco fases fundamentales: Generación del dato, Prospección, Extracción, Transformación y Reporting. Cada una de estas etapas es crucial para mantener la integridad del dato y evitar la «distorsión del teléfono».
Todo empieza con la generación del dato. Si la primera persona en el juego del teléfono, no escucha bien la frase inicial o la modifica, todo el proceso subsiguiente estará basado en información incorrecta. En el contexto empresarial la precisión en la recolección de datos es crucial, por eso es importante contar con sistemas automatizados que reduzcan la posibilidad de errores.
La prospección, la localización del dato, es el siguiente reto. En una organización los datos generados suelen estar dispersos en varios sistemas y bases de datos. En esta fase, en el contexto del juego del teléfono, es básico saber quién tiene la información para dirigirse a ella. En este punto es fundamental asegurarse de que los datos relevantes existen y se puede acceder a ellos.
Conocida la ubicación de los datos, estos deben ser extraídos de manera correcta y completa, asegurando que la información sea coherente y libre de errores. En la cadena telefónica, esta es la persona que asume un rol proactivo y que hace las preguntas adecuadas para conseguir del otro interlocutor todo lo que quiere saber.
La transformación de los datos es una fase especialmente delicada, pues es habitual tener que relacionar datos con formatos heterogéneos que proceden de fuentes diferentes. En este punto los datos deben ser adaptados, ordenados y homogeneizados para interrelacionarlos. Es como si la cuarta persona del juego tuviese al otro lado del teléfono a varias personas hablándole a la vez y tuviese que sintetizar y extraer una única versión de las múltiples conversaciones.
En gestión de datos, el reporting o la exposición de la información recabada es la fase con la que culmina el proceso. La última persona en el juego del teléfono debe entregar el mensaje final de manera clara y precisa. En una empresa esto se traduce en la presentación de los datos de manera comprensible y accesible para todos los miembros de la organización. Actualmente existen en el mercado multitud herramientas que permiten acceder al dato de forma detallada e interactiva, pero es importante recordar que un buen Cuadro de Mando debe ser los más simple posible y permitirnos profundizar en la información deseada cuando la situación lo requiera.
Como ocurrió en su momento con la aparición del teléfono, la tecnología aplicada a la gestión del dato nos permite generar, acceder y analizar una mayor cantidad de información, con mayor rapidez, alcance y repercusión. Pero es importante recordar que este fenómeno es aplicable a todo tipo de información: real, falsa, inexacta, rigurosa o sesgada.
En el mundo corporativo jugar al teléfono roto puede tener consecuencias catastróficas que, lejos de divertir a los participantes del juego, puede dejar a las empresas “fuera de cobertura”. Cuidar y custodiar el dato de origen a destino y desechar todo aquello sobre lo que no se tiene control pleno debería ser el objetivo. Solo así tendríamos la certeza de que nuestros juicios están basados en información válida y relevante, maximizando las probabilidades de éxito en la toma de decisiones.
Otra cuestión es la capacidad de transformar la información en estrategias…, pero esa ya es otra conversación.
