La implantación de la administración electrónica implica tanto tecnología como cambio cultural. ¿Cómo acompañan a las entidades en la gestión del cambio organizativo para que la digitalización sea verdaderamente adoptada por los usuarios internos?
En Mungest entendemos la digitalización no solo como un proceso tecnológico, sino como un ejercicio integral de gestión del cambio, acompañamiento y, de manera muy relevante, de gestión de los contenidos, procedimientos y trámites internos y externos según las características de cada administración.
Creemos firmemente que la transformación digital no debe limitarse a la implantación de tecnología o la formación del personal. Es esencial un acompañamiento continuo, ya que cada administración posee sus propias particularidades y necesidades en materia de gestión.
Desde su experiencia, ¿cuáles son los principales obstáculos que enfrentan las instituciones al dar el salto hacia la administración electrónica, y cómo las ayuda Mungest a superarlos?
Uno de los principales retos es que la digitalización, con frecuencia, no se aborda de forma integral. A menudo se centra únicamente en la tecnología, cuando en realidad implica comprender los procesos, gestionarlos y simplificarlos. No se trata solo de digitalizar, sino de transformar realmente.
Este proceso requiere la implicación de los responsables internos de cada administración. Las empresas externas debemos actuar como un socio estratégico, ofreciendo soluciones adaptadas a la realidad y necesidades concretas de cada entidad, no simples herramientas genéricas.
La plataforma eXperta se presenta como una herramienta moderna e innovadora. ¿Qué la diferencia de otras soluciones del mercado y cómo su modelo integral mejora la eficiencia institucional?
Con nuestras plataformas, cuyo alcance varía según el proyecto, ofrecemos un acompañamiento integral. Comenzamos analizando la situación inicial, los objetivos del contrato y, en caso de licitaciones públicas, los requisitos del pliego. A partir de ahí, adaptamos la tecnología a la gestión diaria de cada administración.
Esta personalización abarca tanto los aspectos tecnológicos como los organizativos, siempre centrados en el usuario final. Damos especial importancia a la usabilidad y a evitar soluciones estándar. Incluso una misma plataforma puede tener múltiples variantes para ajustarse a las particularidades de cada administración. No es lo mismo diseñar para un municipio de 300.000 habitantes con varias oficinas que para uno de 20.000. Por eso, la comprensión de los objetivos de cada cliente es esencial para garantizar el éxito del proyecto.
¿Cómo se garantiza que la tecnología implementada sea flexible y escalable, considerando que cada entidad pública tiene normativas y flujos distintos?
Antes de iniciar cualquier proyecto realizamos una fase de consultoría para recopilar información específica. Aunque todas las administraciones comparten una normativa común, las diferencias locales y organizativas son significativas. Por ello, el análisis previo es esencial para definir objetivos claros y una hoja de ruta precisa.
No creemos en modelos que se limiten a instalar tecnología y ofrecer una formación inicial. Apostamos por un proceso progresivo, basado en el acompañamiento, la mejora continua y la evaluación constante.
A través de informes y seguimientos periódicos medimos los avances y verificamos que los resultados se alineen con los objetivos definidos. Solo así la transformación digital se consolida de forma efectiva.
La gestión electrónica conlleva el manejo de grandes volúmenes de información sensible. ¿Qué medidas aplica Mungest para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo?
Contamos con la certificación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) en nivel alto. Este cumplimiento no es solo un requisito formal, sino un pilar de nuestra actividad. Gestionamos información sensible tanto en nuestras plataformas como en nuestros servicios de consultoría, por lo que la seguridad es una prioridad absoluta.
Todas nuestras herramientas cumplen estándares que garantizan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Aunque no todas las administraciones exigen ENS o ISO, consideramos que deberían ser requisitos esenciales para cualquier empresa que maneje información pública.
La ciberseguridad debe ser transversal en todas las soluciones. ¿Qué estrategias sigue Mungest para mantenerse a la vanguardia tecnológica y garantizar la relevancia de sus soluciones?
Nos esforzamos por incorporar tecnologías avanzadas —como la inteligencia artificial y el análisis de datos— que aporten valor a la gestión pública. Actualmente desarrollamos una nueva aplicación para la gestión de registros y censos administrativos, fruto de nuestra experiencia con distintas administraciones.
En muchas áreas, las entidades disponen de software consolidado, pero otras —como la gestión censal o documental— carecen de soluciones específicas. Apostamos por cubrir esos vacíos con herramientas que faciliten el gobierno del dato y mejoren la eficiencia institucional.
Nuestro objetivo es mantener las plataformas actualizadas e identificar nuevas necesidades que puedan resolverse con soluciones adaptadas a la realidad de cada administración.
¿Podrían explicarnos en qué consiste la plataforma de gestión de registros y censos administrativos que han desarrollado y cuáles son sus principales beneficios?
Detectamos que muchas administraciones carecían de sistemas estructurados para gestionar registros, licencias o contratos, recurriendo a Excel o incluso a documentos PDF.
Nuestra aplicación centraliza toda esa información en una única base de datos, proporcionando una visión completa y facilitando la toma de decisiones. Permite analizar la evolución de contratos, pagos o licencias e identificar áreas de mejora.
Además, se integra con herramientas ya existentes —como sedes electrónicas o sistemas de expedientes—, automatizando procesos y optimizando recursos. Todo ello redunda en una administración más eficiente, organizada y transparente para la ciudadanía.
Finalmente, ¿cómo visualizan el futuro de la administración electrónica en los próximos años?
La mayoría de las administraciones ha alcanzado un nivel básico de digitalización, con sedes electrónicas y expedientes digitales. Sin embargo, el siguiente paso es incorporar automatización, simplificación de procesos e inteligencia artificial.
En Mungest trabajamos en proyectos de mejora continua, como nuestra plataforma de gestión de datos, diseñada para ofrecer información estructurada y útil para la toma de decisiones.
No proponemos una única solución, sino plataformas adaptadas a cada administración, que impulsen la simplificación, la gestión del conocimiento y el uso inteligente de los datos para lograr instituciones más ágiles, eficientes y centradas en las personas.
