22/05/2024

Los datos: el oro de nuestra empresa
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La gran mayoría de las empresas tiene, desde hace bastante tiempo, sus principales procesos digitalizados. Hoy resulta del todo impensable asumir que una compañía no cuenta con algún tipo de sistema informático que le ayude a desarrollar su tarea, desde los más sofisticados que pueden integrar un ERP o un CRM, hasta los más rudimentarios que se reducen a una simple hoja de cálculo. La digitalización es un hecho que hoy nadie cuestiona; pero, ¿realmente le estamos sacando el máximo partido?

Por un momento, volvamos la mirada hacia el pasado para entender el camino que hemos recorrido para llegar hasta aquí e intentar intuir el futuro que nos espera. Situémonos a principios de la década de los noventa del siglo XX cuando comenzaron a llegar los enormes servidores a las oficinasacompañados de las tarjetas perforadas y las cintas que almacenaban la información de la empresa, normalmente la contabilidad.

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Y es que la contabilidad fue uno de los primeros procesos que se informatizaron. Los apuntes contables a mano fueron desapareciendo paulatinamente conforme las empresas iban implantando soluciones informáticas que sustituían a los procesos manuales. El boom definitivo llegó cuando estas aplicaciones salieron de las “pantallas verdes” y se integraron en los entornos más amigables que proporcionaba Windows 3.1, por aquel entonces, el nuevo sistema operativo de Microsoft.

De este modo, las empresas comenzaron el camino hacia la digitalización apoyándose en procedimientos muy consolidados, como eran los contables, para ir generando confianza en un nuevo modelo de trabajo que venía de la mano del desarrollo tecnológico.

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El éxito de estas primeras experiencias digitales hizo que se fuera desarrollando la estrategia de gestión empresarial y así aparecieron nuevos compañeros de viaje que las compañías asumieron con sumo agrado. De este modo, casi sin darnos cuenta, llegaron los ERP que, además de la contabilidad, integraban la facturación, el control de almacén… y otros procesos comunes a la mayoría de sectores empresariales.

Un poco más tarde, y a demanda de los equipos comerciales, apareció el CRM, con lo que el círculo de la digitalización quedaba cerrado. El binomio ERP + CRM comenzó a cobrar cada vez más fuerza en los modelos de gestión y hoy es la base sobre la que se montan los procesos básicos de cualquier compañía.

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Obviamente estamos haciendo un ejercicio de simplicidad extrema, pues al ERP y al CRM le suelen acompañar otras aplicaciones específicas para cada vertical y que están directamente vinculadas a la capa de negocio, pero para el caso que nos ocupa, nos basta para poder seguir la línea argumental.

Lo cierto es que este modelo de gestión lleva mucho tiempo consolidado y así van pasando los años con aplicaciones cada vez más potentes y, ahora por si fuera poco, en el cloud.

Nadie discute los beneficios de estas herramientas que facilitan enormemente la vida a las empresas y que se han convertido en una pieza clave para el correcto desarrollo de la actividad. Y llegados a este punto puede que pensemos que hemos llegado al final del camino de la digitalización y queahora solo queda usar las aplicaciones de gestión y depurar algún proceso, si fuera necesario, para adaptarlo a las necesidades cambiantes del negocio. Pues nada más lejos de la realidad: esto no ha hecho nada más que empezar.

Llevamos años acumulando datos de nuestra empresa en diferentes formatos. Nadie quiere tirar nada a la basura y comenzamos a detectar un Síndrome de Diógenes Digital que llena los servidores y los carga de una mochila inútil. ¿De verdad pensamos que es inútil?

Los datos de nuestra empresa son la historia de todas y cada una de las operaciones que hemos ido llevando a cabo durante años. Cada acción ha quedado perfectamente documentada y hoy somos capaces de reconstruirla recuperando toda la información que se generó alrededor de ella en su momento. Lo mismo sucede con el seguimiento de las oportunidades de nuestros clientes. El CRM se ha convertido en el cuaderno de bitácora de los equipos comerciales.

Muchísimos datos que bien usados se convierten en el mayor tesoro de nuestra empresa. Y este es el verdadero reto al que nos enfrentamos. El Síndrome de Diógenes Digital esconde cierta creencia en que lo que guardamos sirve para algo, y lo cierto es que nuestros datos sirven para mucho.

En el universo de aplicaciones ha aparecido una nueva línea: las soluciones de Business Intelligence (BI) que han venido a democratizar la explotación de los datos. Si fuéramos capaces de recopilar todos los datos que generamos en nuestros diferentes departamentos y los relacionáramos según la lógica de negocio de la compañía, descubriríamos una fuente muy valiosa de información capaz de ayudarnos a tomar decisiones de una manera más eficaz.

Y es que la fórmula del éxito pasa por ser capaces de convertir los datos en información y esa información, a su vez, en conocimiento. DATOS, INFORMACIÓN y CONOCIMIENTO, un tridente que puede darnos muchas alegrías si son capaces de entender que las herramientas de BI no son solo para las grandes corporaciones.

Esto no va de tamaño, es más, me atrevería a decir que mientras más pequeños más necesidad tenemos de explotar los pocos activos que tenemos, y en esto los datos pueden llegar a marcar un valor diferencial.

Muchas veces nos quejamos del uso que otros hacen de nuestros datos: que si las grandes compañías lo saben todo de nosotros, que si estamos totalmente controlados por las multinacionales… sin embargo, nos olvidamos que nuestros datos son muy útiles, sobre todo, para nosotros mismos.

Si unimos el BI con la Inteligencia Artificial (IA) nuestro argumento se multiplicará de manera exponencial. Pero vayamos paso a paso y comencemos por hacer de los datos, el verdadero tesoro de nuestra compañía porque, sin lugar a dudas, en ellos nos va el futuro.

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